Como tornar a Assembleia de Condóminos mais atrativa

Nove dicas para que a participação dos proprietários seja mais ativa

11 de abril, 2024

Como tornar a Assembleia de Condóminos mais atrativa

As reuniões de condomínio costumam suscitar alguma contestação entre os proprietários das frações. Na verdade, poucos têm vontade de participar nesses encontros, seja devido aos temas discutidos, à falta de eficácia na resolução dos problemas práticos, às discordâncias entre os envolvidos ou, simplesmente, porque consideram que têm assuntos pessoais mais urgentes para tratar do que os que são ali abordados.

A falta de entusiasmo é claramente percetível. Seria, então, viável minimizarmos os constrangimentos frequentemente associados a essas reuniões?
Apresentamos algumas propostas para que os administradores de condomínios possam adotar como boa prática:

Delimitação do tempo: Na convocatória deve constar a hora de início, mas também a hora estimada para o término da assembleia. Com uma agenda de trabalhos bem estruturada, a reunião não ultrapassará os 90 minutos, o que permitirá aos condóminos uma melhor orientação da vida pessoal.
Preparação Prévia: Antes da assembleia, os condóminos devem ler a ordem de trabalhos e informarem-se sobre os assuntos que serão debatidos para uma intervenção mais eficaz.
Comunicação Eficaz: A utilização canais de comunicação permite que a informação chegue até todos sem constrangimentos, sempre que se justifique. Dessa forma, todos serão conhecedores dos últimos desenvolvimentos, em primeira mão. No decorrer da assembleia devem exercer o direito à participação responsável, com intervenções controladas no tempo e interrompidas, pelo administrador, quando necessário. Uma comunicação estimulante, que destaque a relevância de cada voz na tomada de decisões, é essencial para motivar a presença nas assembleias.
Agenda Interessante: O planeamento de uma agenda diversificada e relevante com temas que têm impacto na vida de todos, designadamente segurança, orçamento, melhorias nas áreas comuns e projetos futuros.
Participação responsável e ativa: É importante promover a participação ativa dos condóminos, permitindo-lhes a apresentação de perguntas ou sugestões que revelem as suas preocupações.
Ambiente Acolhedor: Um ambiente acolhedor e recetivo garante uma maior abertura para opiniões e contribuições.
Inovação Tecnológica: A tecnologia é uma excelente ferramenta de comunicação. Já falamos na comunicação por canais que encurta as distâncias e não podemos esquecer que se recorrermos à videoconferência podemos obter a participação daqueles que não conseguem estar presencialmente nas reuniões.
Transparência: A transparência, através da transmissão clara de informação, deve ser sempre preservada nos processos e nas tomadas de decisão.
Feedback e Avaliação: No final da assembleia, é importante solicitar o feedback dos condóminos para identificar o que funcionou bem na reunião e o que pode ser melhorado para as próximas. Isso pode incluir aspetos como a organização, a clareza das informações apresentadas, a eficácia das discussões, entre outros aspetos a considerar. Receber esse feedback pode ajudar a aprimorar o processo de realização das assembleias condominiais, garantindo uma experiência mais satisfatória para todos os envolvidos.